Neste artigo você vai entender um pouco mais sobre como implantar e aperfeiçoar seu processo de gestão de compras, e também vai encontrar alguns materiais gratuitos para melhorar o faturamento e controle do seu negócio.
Aposto que se você soubesse que venderia um colar de diamantes amanhã, pelo dobro do preço que ele custou, sua primeira atitude agora seria procurar na internet quanto vale um colar de diamantes.
Isso porque sabendo que existe não apenas a demanda, mas também a garantia do lucro, não fica difícil tomar a decisão de adquirir o produto, certo?
Indicadores precisos para decisões precisas
Só que tem muito empresário que não sabe comprar porque tem dificuldade para analisar de forma estatística os indicadores dos seus períodos, e isso geralmente ocorre por motivos que podem ser consertados na gestão financeira, com os dados do DRE, por exemplo.
Porém 49% dos gestores tomam suas decisões com base em dados captados de forma manual, de acordo com o estudo Agile Procurement Insights, parceria entre a SAP SE (NYSE: SAP) e a Oxford Economics.
E isso quando possuem pelo menos esse controle de gestão…
O dinheiro que você não precisa desperdiçar
Com o time de compras mal orientado, de duas uma, você vai investir em equipamentos e produtos que não vai usar/vender, porque não vai ter cliente chegando, e vai perder os mesmos investimentos porque eles estragaram ou ficaram obsoletos.
Ou seja, se você não sabe fazer ou não tem um time que entenda de gestão comercial, de compras e gestão de estoques então sua empresa está perdida e vai continuar perdendo 10, 20, 50 mil reais de lucro todos os meses até acabar no vermelho.
Esse é um ciclo que te aborrece, porque pra tentar evitar isso você vai pagar por um curso caro e cru, que vai ter que pedir para outra pessoa fazer porque você não tem mais tempo.
Esse curso vai falar sobre processos que não são importantes para sua empresa agora e vai te mandar fazer coisas que o seu negócio não precisa.
Então eu vou dar uma dica pra você sair desse vortex, a partir daqui seu negócio já tem consciência de que precisa fazer mais para continuar à frente.
Dá uma olhada em como a consultoria empresarial da Consulting Blue conseguiu reverter esse quadro vicioso.
Processos fundamentais para melhorias na gestão de compras
1 – Organizar as atividades das pessoas no departamento
Definir as atribuições, rotinas e metas, quem cuida dos relatórios, qual é o papel do líder e deixar bem claro qual é o papel de cada um, ninguém pode ter dúvida disso.
2 – Criar os indicadores e metas
Já ouviu aquela frase “o que não pode ser medido não pode ser melhorado”? e aquela outra “quem não sabe para onde vai qualquer lugar serve”.
Os indicadores são os termômetros que nos mostram se algo está caminhando bem ou não
Exemplos: Lista de produtos críticos, histórico de preços, volume comprado, preços de concorrentes, volume em estoque, lead, time do estoque, giro do produto e daria para citar mais uns 30…
O fato é que o comprador precisa de ferramentas para comprar com inteligência, no momento certo, no preço certo, o produto certo e no custo certo.
Cada indicador deve possuir uma meta, assim sabemos os limites e direções.
3 – Balanceamento do atendimento
Em algumas empresas por onde passamos, principalmente grandes empresas ou supermercados é comum ter uma equipe grande de compradores, onde alguns atendem muito mais fornecedores que outros.
Neste caso deve ser feito um balanceamento das atividades de atendimento levando em consideração experiência do comprador, tempo disponível ou sobrecarga, volume comprado e criar os ajustes necessários para equilibrar a equipe.
4 – Aplicar a precificação estratégica
A precificação estratégica é a técnica de colocar preço e agregar valor ao cliente, criar iscas, combos e artifícios para atrair clientes e ao mesmo tempo aumentar os lucros da empresa.
Sim, isso é possível com as ferramentas corretas.
Esta atribuição pode ser do comprador em pequenas empresas, mas em grandes empresas sugerimos a criação do especialista em precificação. Temos uma matéria completa explicando esse assunto, acesse aqui.
5 – Criar o setor de introdução de novos produtos e gestão de categorias
Em algumas empresas de maior porte essa atividade deve estar separada do setor de compras para evitar conflito de interesses.
Este setor é responsável por analisar e descobrir os produtos que devemos ter e os que não devemos mais ter, com base em informações, estatísticas e metas.
6 – Estoques confiáveis
Seu setor de compras ficará muito prejudicado se o seu estoque não tiver uma boa confiabilidade, é necessário ter informações em tempo real e confiável. não é nada normal ter que contar um produto para saber se devemos comprá-lo ou não, saiba mais sobre gestão de estoques e inventários.
7 – Política de compras e código de conduta
São as regras e processos que devem ser seguidos por todos, se nada estiver bem definido cada hora as pessoas fazem de uma forma diferente, como elas acham melhor fazer ou então nem fazem algumas atividades importantes.
Esse documento deve ser formal (por escrito). Baixe nossa política de compras gratuitamente no botão abaixo.
8 – Processos bem definidos e formalizados
É necessário mapear todos os processos, neste caso usamos sempre a metodologia do PDCA, para identificar tudo que acontece ou deveria acontecer no nível de Planejamento, Execução, Indicadores e Rituais de Gestão.
Esses processos devem ser formalizados assim como a Política. Esses processos formalizados serão os Guias de todo departamento e darão origem a Política.
9 – Cadastro de produtos
A padronização do cadastro de produtos é importante para garantir a consistência e qualidade dos dados.
Com a padronização, é possível facilitar a gestão do estoque, melhorar a precisão das informações, aumentar a eficiência operacional e facilitar a integração com outros sistemas, como o ERP.
Em resumo, a padronização ajuda a melhorar a eficiência e a tomada de decisões.
10 – Agenda do comprador
É necessário controlar de perto as atividades, priorização, quantidade de tempo gasto com visitas a fornecedores, visita ao estoque, fábrica ou loja, participação em eventos do setor, tempo investido na gestão e na inteligência de informações.
O Comprador precisa estar inteirado de todo cenário, sugerimos criar uma agenda a ser compartilhada e discutida com seu líder no próximo tópico.
11 – Ritual de gestão
Este é o mais importante de todos, este é o momento cíclico (com data e hora que se repetem semanalmente ou até diariamente) e formal, ou seja, existe uma ata onde se anota tudo que é combinado.
Ele ajuda a estabelecer uma rotina clara de atividades e responsabilidades.
Neste momento falamos da agenda de cada participante, prioridades, os indicadores e as metas, é importante que seja um momento para falar de performance e não para resolver problemas.
Os problemas são infinitos e nos fazem perder o foco na performance, se necessário agende outro momento para falar dos problemas.
Por onde começar toda essa organização?
Durante os 5 primeiros anos as empresas costumam ter muita volatilidade no mercado.
Muitos produtos podem ser melhorados, a equipe pode mudar, por isso você não vai achar justo pagar mil dólares em uma ferramenta que te entregue todos os dados que sua empresa precisa saber e não vai usar.
A resposta é porque na maioria das vezes ela ainda não sabe exatamente o que precisa saber, ou não sabe onde usar essa informação.
Até aqui sua empresa é uma bala perdida, mas isso pode mudar com o suporte personalizado de uma consultoria empresarial que não apenas descreve os processos mas ajuda a implantá-los de forma personalizada!
Consultorias experientes possuem o know-how que uma empresa demora anos para conseguir e compartilham esse conhecimento estratégico do que realmente pode dar fit no seu negócio!
Com o compromisso e o apoio transparente e ético de quem já viu e conhece todo e qualquer modelo de negócio e sabe como melhorar seus resultados.
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