Neste artigo você vai entender como sua empresa pode executar os principais processos para se reestruturar financeiramente, além disso também vai conseguir baixar alguns modelos práticos gratuitos para usar no seu negócio, são inúmeras empresas no Brasil e na Europa que usam nossos métodos e isso foi fundamental para o reequilíbrio de suas contas.
A organização financeira é crucial para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte.
Ela vai além de simplesmente manter as contas em ordem e envolve compreender detalhadamente as finanças da empresa, identificar oportunidades de investimento, analisar riscos e tomar decisões estratégicas.
Uma gestão financeira bem estruturada otimiza o uso dos recursos, minimiza riscos e cria uma base sólida para o crescimento e prosperidade da empresa.
Discutiremos 10 pontos fundamentais da organização financeira para as empresas e seu impacto positivo nos resultados.
1 – Registros e Cadastros
Uma gestão financeira eficiente começa com registros e cadastros precisos.
É fundamental ter um controle detalhado de todas as entradas e saídas financeiras da empresa, como vendas, compras e pagamentos.
Evite a informalidade e abande o uso de cadernos ou planilhas soltas, isso é muito importante para garantir um controle adequado das finanças.
A dica é investir em um software de gestão (ERP) que possa auxiliar nesse processo.
Atualmente, existem diversas opções acessíveis no mercado que oferecem recursos para registro e controle financeiro, possibilitando a emissão de notas fiscais, controle de vendas, gestão de estoques e geração de relatórios, entre outras funcionalidades.
Outro aspecto importante é a conciliação bancária, que consiste em comparar as informações do software de gestão com as informações bancárias,
Essa é uma forma de garantir que todos os valores que deveriam ter entrado na conta da empresa tenham sido de fato creditados.
Assim como que todos os valores que deveriam ter saído foram devidamente debitados. Isso ajuda a identificar possíveis erros ou divergências, evitando problemas futuros.
Além disso, é essencial ter um cadastro organizado de produtos, clientes, plano de contas e configurações básicas de sistema.
Manter essas informações atualizadas e bem estruturadas facilita a gestão financeira, permitindo um controle mais preciso das operações da empresa.
2 – Etapa de Escolha do Software ERP
A gestão financeira de uma empresa pode ser complexa, envolvendo múltiplas atividades como controle de vendas, compras, estoque, emissão de notas fiscais, gestão de contas a pagar e a receber, entre outros processos.
É nesse contexto que um software de gestão, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), se torna uma ferramenta fundamental para a estruturação do financeiro de uma empresa.
Um ERP é um sistema integrado que possibilita o gerenciamento de todas as áreas da empresa, incluindo a financeira.
Ele oferece uma série de benefícios que podem otimizar a gestão financeira e contribuir para um controle mais eficiente das finanças.
Alguns dos principais benefícios de um ERP na gestão financeira são:
A. Centralização de informações
B. Automação de processos
C. Geração de relatórios para análises
D. Controles de estoques, clientes, fornecedores, custos, precificação etc.
E. Cumprimento das obrigações fiscais
F. Integração com todas as áreas da empresa.
Existem softwares especialistas em segmentos que atendem necessidades específicas, como de varejo, indústrias, construtoras etc.
Neste caso recomendamos realizar uma análise de aderência para saber se o software atende sua operação antes mesmo da contratação.
Se sua empresa possui baixa complexidade operacional você pode optar por um software como o Conta Azul, Omie ou Bling, que são fáceis de usar e confiáveis, possuem mensalidades acessíveis a partir de 30 Reais.
Se me perguntar destes qual o melhor, eu com certeza recomendo o Conta Azul (sem nenhum interesse na indicação).
3 – Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de uma empresa.
Ele permite visualizar os pagamentos, recebimentos e saldos bancários de forma clara e atualizada, o que é fundamental para o acompanhamento diário das finanças e tomada de decisões e ajuda a gerenciar o dia a dia como um termômetro se vai faltar ou sobrar grana com antecedência.
Apesar de parecer simples, muitas empresas costumam não registrar corretamente ou não contabilizar gastos ou então não conseguem projetar os recebimentos dos próximos dias.
90% dos empresários dizem: “mas minhas vendas são difíceis de prever” e te garanto que 99,9% deles estão equivocados.
A informalidade nas informações afeta também a precificação de seus produtos ou serviços.
Se sua empresa não possui um sistema com um bom fluxo de caixa ela pode contar a princípio com uma planilha simples de fluxo de caixa e realizar os registros de receitas, despesas e saldos bancários nesse nosso modelo abaixo.
4 – DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício
O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) é a ferramenta que permite organizar as contas e realizar análises financeiras de uma empresa.
Ele é um relatório contábil, porém usado na versão Gerencial internamente pela empresa, que apresenta o resultado financeiro obtido em determinado período, geralmente mensal.
Principais pontos do DRE como ferramenta de gestão financeira
Organização das contas
O DRE permite organizar as receitas, despesas e custos da empresa de forma clara e estruturada, possibilitando a análise detalhada dos componentes do resultado financeiro.
Ele é uma ferramenta eficaz para entender a composição dos lucros ou prejuízos obtidos em um período e identificar áreas de melhoria.
Análise do desempenho financeiro
Ele permite identificar a margem de lucro obtida, avaliar a eficiência dos custos e despesas, e comparar o desempenho financeiro de diferentes períodos.
Através do DRE, é possível identificar tendências e padrões financeiros, e tomar decisões estratégicas para melhorar a rentabilidade do negócio.
Comparação com seu segmento
Como o DRE possui um padrão, praticamente todas empresas utilizam o mesmo modelo, inclusive algumas divulgam seus DREs, então é possível comparar a eficiência da sua empresa com a de outras empresas, por exemplo comparar as margem brutas, mão de obra, gastos comerciais, de Marketing e entre outras coisas.
Temos um modelo de DRE para Download no link abaixo
5 – Budget ou Orçamento
O orçamento, também conhecido como budget, é uma projeção financeira que utiliza o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) como base para estabelecer metas e realizar o planejamento financeiro futuro de uma empresa.
Com base na projeção do DRE, é possível definir metas de receitas, despesas, custos e lucros, de acordo com os objetivos financeiros da empresa.
O orçamento permite criar um plano financeiro detalhado para o período futuro, possibilitando o acompanhamento e a comparação com os resultados reais obtidos.
6 – Padronização de processos
A padronização dos processos de trabalho e a criação de políticas são estratégias importantes na gestão financeira.
Não é possível obter sucesso e bons controles se a cada dia realizamos tarefas de forma diferente e sem padronização.
Um dos principais modelos utilizados nesse contexto é o ciclo PDCA, que se refere aos passos de Planejar, Executar, Verificar e Agir, proporcionando um ciclo de melhoria contínua.
No modelo de PDCA que disponibilizamos para download você vai encontrar um mapa conceitual de processos de uma área financeira, com pequenas adaptações você conseguirá implantar facilmente em sua empresa um padrão de atuação, regras, políticas e rituais de gestão.
7 – Equipe consciente de seu papel
O desenho de um organograma e a descrição clara de cargos são fundamentais para estabelecer a estrutura hierárquica e as responsabilidades de cada membro da equipe financeira.
O organograma representa visualmente a estrutura da equipe, indicando os níveis hierárquicos e a relação entre os cargos.
A descrição de cargos detalha as responsabilidades, tarefas, competências e autoridades de cada posição na equipe financeira.
Uma equipe consciente de seu papel compreende suas responsabilidades, atua de forma mais eficiente e contribui para o alcance dos objetivos financeiros da empresa.
A clareza nas responsabilidades de cada membro da equipe evita duplicidade de funções, minimiza conflitos e otimiza o desempenho do setor financeiro como um todo.
Se precisar de ajuda para montar um organograma claro visite nossa matéria sobre gestão de pessoas.
8 – Definição de Indicadores e metas
Já ouviu dizer que “quem não sabe para onde vai qualquer lugar serve?”
Estabelecimento de indicadores e metas claras e mensuráveis para a equipe financeira, alinhadas aos objetivos da empresa, ajudam a orientar a equipe no que é mais importante para a empresa.
As metas são importantes para direcionar o trabalho da equipe financeira e garantir o foco na obtenção de resultados financeiros específicos.
Indicadores e Metas bem definidos permitem avaliar o desempenho individual e coletivo, identificar áreas de melhoria e promover ações corretivas quando necessário.
O acompanhamento regular das metas possibilita o monitoramento do progresso e a identificação de eventuais desvios, permitindo a adoção de medidas corretivas em tempo hábil.
Metas realistas e desafiadoras motivam a equipe financeira a se empenhar na busca de resultados superiores, contribuindo para o crescimento financeiro da empresa.
Exemplos de metas para um setor financeiro: Cumprir o centro de custo financeiro, apoio na busca de uma margem de lucro de x%, redução de juros bancários, emissão de relatórios no prazo, redução da inadimplência entre outros.
Se precisar de ajuda para implantar esses e outros indicadores, também conhecidos como KPis, visite nossa matéria sobre o assunto.
9 – Rituais de gestão
Implementação de rituais de gestão para promover o controle efetivo de prazos, atividades e orientação da equipe financeira em momentos específicos.
Os rituais de gestão são encontros periódicos ou eventos programados, como reuniões de equipe, acompanhamento de indicadores e revisão de metas.
A elaboração de atas durante os rituais de gestão é importante para registrar as discussões, decisões e responsabilidades definidas, garantindo a clareza e o acompanhamento posterior.
Os rituais de gestão promovem a organização, a sinergia e a integração da equipe financeira, contribuindo para o alinhamento de objetivos e a tomada de decisões assertivas.
É fundamental estabelecer uma agenda de rituais de gestão bem estruturada, com frequência adequada e participação dos membros da equipe financeira, visando aprimorar a gestão financeira e atingir os objetivos estabelecidos.
10 – Contabilidade em dia e organizada
A contabilidade em dia e organizada é essencial para garantir a conformidade legal da empresa e evitar riscos futuros com o fisco.
Manter a contabilidade atualizada permite o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis, evitando multas e penalidades.
A organização dos documentos contábeis facilita o acesso a informações financeiras relevantes, auxiliando na tomada de decisões e na gestão eficiente dos recursos da empresa.
Além disso, a contabilidade em dia e organizada contribui para a formalização da empresa, transmitindo uma imagem profissional e confiável aos stakeholders.
É fundamental contar com um contador ou profissional capacitado para garantir a correta escrituração contábil, o registro de todas as transações financeiras e o cumprimento das obrigações legais.
A contabilidade em dia e organizada é uma prática fundamental para manter a empresa em conformidade com a legislação vigente, evitar problemas fiscais e financeiros, e promover uma gestão financeira eficiente e sustentável.
E assim o dono da empresa consegue dormir em paz!
Conheça o BPO Financeiro
Agora que você já viu tudo que é importante para realizar uma boa gestão financeira, você pode estar se perguntando:
Como vou fazer tudo isso sem conhecimento técnico e sem ter pessoas capacitadas?
Se esse é seu caso uma boa opção é escolher um BPO Financeiro, que é o processo em que uma empresa especializada faz tudo isso por você.
Desde a implantação ou configuração do seu sistema, lançamentos financeiros, conciliações, Fluxo de caixa, DRE e até as análises mais avançadas, ou seja, esta empresa faz o papel de seus assistentes financeiros e de seu Gerente Financeiro.
O melhor de tudo é que esse serviço possui um custo menor que ter uma equipe interna, esse serviço é muito adequado para pequenas e médias empresas que não conseguem encontrar (ou pagar) por uma mão de obra de qualidade.
BPO Financeiro Consulting Blue
Se você enfrenta desafios na gestão financeira de sua empresa e busca uma alternativa eficiente para lidar com a complexidade das atividades financeiras, o BPO Financeiro da Consulting Blue pode ser a solução que você precisa.
Com a terceirização da gestão financeira para uma equipe especializada, você pode focar em suas atividades principais, enquanto conta com a expertise e experiência de profissionais capacitados para cuidar de suas finanças de forma estratégica e eficiente.
Conheça o BPO Financeiro da Consulting Blue e descubra como podemos auxiliá-lo a alcançar uma gestão financeira eficaz e resultados financeiros sólidos para o seu negócio.
