O objetivo da cultura de documentar e registrar é controlar indicadores a curto, médio e longo prazo. É desta cultura que nascem os indicadores de performance da indústria, comércio ou de uma empresa de serviços.
Ou seja, antes de pensar em vender mais é preciso trabalhar com indicadores para controlar nossas margens para vender melhor.
São os registros administrativos os dados mais confiáveis e precisos para tomar decisões futuras.
Além da precisão, as vantagens de implementar a cultura do registro também proporcionam transparência e melhoria dos resultados financeiros, o que também transforma a equipe.
Principais registros de empresas
É importante pontuar que além dos registros do fluxo de caixa, toda informação é necessária para estruturar o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) com a maior clareza possível.
Todo documento é necessário, porque é através da coleta dessas informações que são estruturadas ações efetivas para o crescimento e expansão da marca ou empresa.
Quem registra melhor entende as necessidades e demandas, vende melhor, com mais propriedade, precisão e clareza nas margens de lucro.
Nesta etapa não pode faltar a documentação de contribuições com impostos e encargos trabalhistas com outras empresas; além de notas fiscais; despesas brutas e líquidas, e todos os extratos bancários para conferência.
Notas fiscais
Existem pelo menos duas modalidades de nota fiscal, sendo as mais conhecidas a NF e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Esses documentos são responsáveis para comprovar a compra e venda de produtos e também ajudar a declarar movimentações financeiras para o pagamento dos devidos impostos.
As notas fiscais são um dos primeiros documentos em que em longo prazo, sem um apoio administrativo competente, as empresas acabam se atrapalhando com a receita federal ou com outros órgãos reguladores.
Despesas
Comprovantes de despesas pontuais como água, energia, telefonia, “cafezinhos” e outros serviços como limpeza ou condomínio devem ser documentados e lançados no seu controle.
Extratos bancários
Todo comprovante financeiro e operacional deve ser contabilizado e documentado para conferência de taxas a tarifas bancárias.
Ainda é importante lembrar que estes não são os únicos registros possíveis, quanto maior o controle administrativo, comercial e operacional, melhores as previsões e controles na empresa.
Além de que nem sempre todos os dados são utilizados em um primeiro momento, mas pode ter um impacto significativo no futuro.
Como implantar a cultura do registro?
Mudar a cultura de uma empresa não é fácil, sempre existe resistência, mas ela deve estar atrelada a objetivos maiores estruturados por outros indicadores e metas empresariais.
Um bom modelo de definição de metas pode ser estipulado pelo Objectives and Key Results ou OKRs, uma das principais metodologias gerenciais utilizadas pelas maiores empresas do mundo, como Google, Amazon, Tesla e diversas outras empresas do futuro.
Todos esses dados são importantes para formar as estatísticas necessárias para que o negócio alcance o desempenho desejado.
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Nara Honório, Assessoria de Comunicação
Sandro Zambelli, CEO e Diretor Comercial, Consulting Blue
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