Este artigo abordará a importância e a aplicação dos processos como estratégia para otimizar o desempenho das empresas, evitando retrabalhos e melhorando os resultados.
Além disso, disponibilizaremos um material gratuito para download sobre esses processos gerenciais, com enfoque técnico e embasado em boas práticas.
A falta de padronização de processos é sem dúvida um grande problema para qualquer tipo de empresa, executar atividades sem um padrão, de forma diferente a cada dia ou de forma diferente por pessoas que deveriam fazer da mesma forma pode trazer uma grande perda de produtividade.
Além do mais a empresa também não consegue padronizar seus produtos, seu tempo de entrega, a qualidade do atendimento entre outros problemas relacionados.
É neste momento que o empresário percebe que não dá mais para atuar sem processos bem definidos.
Importância de definir processos empresariais claros: eficiência
Os processos são como as coisas devem ser executadas em uma empresa e sua sequência lógica, ele padroniza e racionaliza a forma de trabalho além de trazer mais segurança e previsibilidade.
Independentemente de porte ou setor, eles envolvem a definição, implementação e acompanhamento de procedimentos e políticas que visam otimizar as operações, trazer mais eficiência e redução de custos.
Antes de iniciar qualquer definição de processos é recomendado mapear quais processos serão estruturados (quais as áreas prioritárias), quais ferramentas serão utilizadas e por onde iniciar.
Muitas vezes existe uma sequência lógica para evitar perdas de tempo ou definições limitadas que não levam em consideração todas as possibilidades.
Uma empresa é uma entidade complexa e existem muitas interligações entre processos e departamentos.
A definição da sequência é importante pois muitas vezes estruturar processos em uma determinada área pode “estragar” ou interferir em outros processos.
Envolvimento da equipe
Embora pareça simples definir processos, nem sempre tudo sai como planejado, quando lidamos com pessoas tudo pode variar bastante, então mapear e definir processos muitas vezes é também um processo “político”, principalmente quando envolve uma grande mudança em todo departamento.
Isso porque uma parte das pessoas tendem a não cumprir o que é combinado e outras acreditam que este novo método não é melhor ou piora a forma de trabalho e outros oferecem resistência simplesmente porque vai dar mais trabalho.
Como envolver a equipe?
A resposta é: envolver todos os interessados e impactados na construção da mudança!
Um bom mapeamento, seguindo as melhores práticas de gestão, envolve todas as pessoas que são impactadas na mudança, desde o processo de identificação de que “precisamos melhorar” até “arregaçar as mangas e implantar”.
Isso significa então que toda a equipe deve participar do mapeamento, dizendo como funciona hoje o processo, quais são os problemas e necessidades, quais as prováveis soluções, aprovar o novo processo proposto e participar da implantação das mudanças.
Sendo assim a melhor alternativa é ter um “maestro”, uma pessoa que vai liderar e intermediar os mapeamentos, opiniões e sugestões.
Este “maestro” deve conhecer sobre mapeamento de processos, conhecer a área a ser estruturada e saber lidar com pessoas.
O truque para que os processos tenham aderência é justamente fazer as pessoas participarem de todo processo, muitas vezes o líder sabe qual é o problema a ser resolvido em um determinado processo falho, mas não fala, ele tenta “arrancar” da pessoa que executa ou participa deste processo. Inclusive a solução para o problema também deve partir da própria equipe.
Neste cenário a equipe ajuda a mapear, ajuda a criar a solução e ajuda a implantar também; e no final as pessoas se sentem donas da solução e não abandonam os novos processos e tarefas combinadas.
6 Ferramentas Utilizada para Padronizar Processos Empresariais:
A seguir, apresentaremos seis ferramentas técnicas amplamente utilizadas para estabelecer processos em uma empresa e facilitar as etapas do desenvolvimento e definição de processo:
1. Mapas de Processos / Fluxogramas:
Os mapas de processos, também conhecidos como fluxogramas, são diagramas visuais que representam de forma gráfica os passos envolvidos em um processo e detalham os passos sequenciais.
Essas representações permitem identificar as atividades, pontos de decisão e interações, facilitando a análise e otimização do fluxo de trabalho.
2. Checklists:
As checklists consistem em listas de tarefas ou verificações a serem realizadas para garantir que um processo seja executado de maneira consistente e completa.
Elas são especialmente eficazes para padronizar atividades rotineiras e minimizar a possibilidade de esquecimentos ou omissões.
3. Manuais de Processos ou Políticas:
Os manuais de processos ou políticas são documentos detalhados que descrevem os passos envolvidos em um processo, bem como as responsabilidades e as expectativas associadas a cada etapa.
Esses documentos servem como guias para os colaboradores, proporcionando uma referência clara e concisa sobre as operações.
4. Procedimentos Operacionais Padrão (POP):
Os POPs são documentos que descrevem como determinada atividade deve ser executada de maneira padronizada e consistente. Eles são úteis para detalhar atividades específicas dentro de um manual ou política.
5. Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM):
Os sistemas de BPM são plataformas (software) que permitem a automação e o gerenciamento eficiente dos processos em uma empresa. Essas ferramentas fornecem recursos avançados para monitoramento, análise e melhoria contínua dos processos.
6. PDCA (Do inglês: Plan, Do Check e Action = Planejamento, Execução, Checagem e Ação):
Entre todas as ferramentas, o PDCA é o mais completo e adequado na definição e melhoria de processos. É como se o PDCA fosse o pai e as outras ferramentas filhas dele.
O PDCA pode ser o grande aliado na participação e envolvimento da equipe se for bem utilizado.
4 passos de como utilizar o PDCA na definição de processos?
Primeiro passo
Realizar o mapeamento dos processos atuais (junto com os interessados)
Segundo passo
Criticar, identificar falhas, problemas e atividades faltantes ou omitidas no processos – aqui o ideal é que as pessoas falem e critiquem o processo, assim eles se sentirão donos da atividade.
Ex: Mesmo que o líder já saiba que uma atividade é falha, ele guarda a informação e provoca a equipe para que alguém indique essa falha.
Terceiro passo
Criar um PDCA proposto que resolva todas as falhas do atual e validar com a equipe.
Aqui todos devem opinar para ajustes e no final dizer:
“Se conseguirmos implantar isso, resolveria todos nossos problemas”.
A função do líder é tirar essa fala de toda equipe e pedir que todos assinem em baixo um compromisso que vão ajudar isso acontecer, afinal, foram eles mesmos que fizeram.
Último passo – Plano de implantação
Tudo que foi mudado, ajustado ou é novo, deve ser listado em um cronograma com data, responsável e prazo.
A partir daí iniciam-se as implantações do novo processo e o acompanhamento diário deste cronograma definirá o sucesso da empreitada.
O PDCA é uma abordagem amplamente utilizada para a melhoria contínua de processos.
Ele fornece um mapeamento completo de como um departamento ou processo deve funcionar, permitindo a identificação de áreas de aprimoramento e ações corretivas para alcançar melhores resultados.
Disponibilizamos um modelo de PDCA para o departamento financeiro, que pode ser utilizado e adaptado a outras áreas da empresa
(Por exemplo: Comercial, Compras, Logística, Produção etc).
Conclusão:
Em suma, os processos gerenciais são essenciais para o bom desempenho e a eficiência das empresas.
A padronização desses processos é crucial para garantir a consistência, qualidade e conformidade das operações.
Utilizar as ferramentas técnicas adequadas é fundamental para alcançar uma gestão mais estratégica e efetiva.
Através de um planejamento sólido, a execução consistente, a verificação contínua e a ação corretiva, as empresas podem alcançar melhorias significativas em suas operações e resultados.
Por fim, encorajamos o download do material gratuito oferecido, que contém:
3 ferramentas essenciais e modelos de processos gerenciais para auxiliar no aprimoramento dos seus processos e procedimentos.
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A excelência em processos gerenciais é o caminho para aprimorar o desempenho empresarial e destacar-se no mercado competitivo.
